Jak zorganizować przeprowadzkę biura?

Wiele osób boryka się z tematem przeprowadzki biura. Dotyczy to przede wszystkim tych, którzy zmieniają lokal na większy lub znajdujący się w bardziej dogodnym lokalizacyjne miejscu lub tych, którzy ze względu na rozwój działalności muszą znaleźć miejsce lepsze od poprzedniego. Przeprowadzka biura to jednak nie lada wyzwanie. Podpowiadamy więc jak się do tego zabrać i na co zwrócić uwagę.

1. Zabezpieczenie sprzętów biurowych

Zmiana siedziby, przeniesienie wszystkich sprzętów biurowych, posegregowanie dokumentów to bardzo czasochłonne i trudne zadanie. Dlatego też warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Bardzo ważne jest zabezpieczenie sprzętów biurowych. Komputer, laptop, drukarka, sprzęty wielofunkcyjne to urządzenia, które powinny być bardzo dokładnie i solidnie zabezpieczone na czas transportu. Dobrze je zabezpieczyć np. folią bąbelkową i umieścić w oryginalnych kartonach. Ważne jest również ich przewożenie. Nie wolno na ich ustawiać ciężkich przedmiotów oraz dbać o to, by były przewożone w pozycji poziomej (tak jak stoją na co dzień w biurze). Jeśli przeprowadzki dokonujemy w miesiącach zimowych, gdy temperatura na zewnątrz jest minusowa, należy pamiętać, by w nowym miejscu nie uruchamiać takich zimnych sprzętów. Może to prowadzić bowiem do ich uszkodzenia.

2. Plan nowego biura

Zanim zaczniemy przenosić rzeczy z poprzedniego miejsca do nowego, warto wcześniej stworzyć plan nowego biura. Usprawni i ułatwi to pracę. Warto więc zaplanować, co gdzie będzie stało oraz gdzie będziemy siedzieć my lub nasi pracownicy. Planując nowe biuro weźmy pod uwagę, by było to miejsce funkcjonalne i praktyczne oraz wygodne.

Oznacza to, że pod ręką dobre jest mieć dokumenty i sprzęty na których pracujemy codziennie. W innym pomieszczeniu lub w oddalonych regałach i szafach można przechowywać te materiały po które sięgamy bardzo rzadko. Plan nowego biura dobrze jest skonsultować z fachowcami, którzy doradzą, gdzie siedzieć, by mieć lepsze oświetlenie lub gdzie lepiej przyjmować interesantów. To świetna opcja szczególnie dla tych, których praca polega na kontakcie z ludźmi.

Jak wynika z powyższego, przeprowadzka biura to dość spore przedsięwzięcie. Warto się do niej odpowiednio wcześnie przygotować i wszystko zaplanować, by prace przebiegały szybko i solidnie.